المشتري الذي يحتاج موافقة على الشراء أو تحويلًا من البنك يطلب مستندًا مسعّرًا قبل أن يدفع. إصدار فاتورة ضريبية لهذا الغرض خطأ: فهي تبلّغ عن بيع لم يتم، وإذا لم تكتمل الصفقة تحتاج إلى إشعار دائن لإلغائها. الحل هو الفاتورة المبدئية: شكلها شكل الفاتورة لكنها عرض، فلا يُبلَّغ عنها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك حتى يتم البيع فعلًا.
الحالة
مورّد أجهزة في الرياض اتفق على بيع 40 جهاز حاسب محمول بسعر 3,200 ريال للجهاز إلى مدرسة أهلية، والإدارة المالية في المدرسة تحتاج فاتورة مبدئية لاعتماد الدفع.
| ريال | |
|---|---|
| 40 جهازًا × 3,200 | 128,000 |
| ضريبة القيمة المضافة 15٪ | 19,200 |
| إجمالي الفاتورة المبدئية | 147,200 |
الخطوات في منصة الفاتورة
- من المبيعات اضغط «فاتورة مبدئية جديدة»، واختر المدرسة وأضف البند. تأخذ الفاتورة المبدئية رقمًا خاصًا بها (PRO-…) منفصلًا عن أرقام فواتيرك.
- اطبعها أو نزّلها ملف PDF للمشتري، بشعارك وتصميمك، وعنوانها يوضّح أنها ليست فاتورة ضريبية.
- علّمها «كمُرسل» ليعرف فريقك أي العروض تنتظر الرد.
- عند الدفع اضغط «تحويل إلى فاتورة»، فينتقل العميل والبنود والأسعار كما هي. راجعها واضغط «إصدار».
- تُبلَّغ الفاتورة الضريبية إلى الهيئة وتبقى مرتبطة بالفاتورة المبدئية التي جاءت منها.
ما الذي تكسبه
- لا فواتير ملغاة ولا إشعارات دائنة لصفقات لم تتم.
- لا إعادة إدخال: الفاتورة تُبنى من الفاتورة المبدئية.
- مكان واحد ترى فيه كل فاتورة مبدئية مُرسلة أو مقبولة أو منتظرة.
قبل أن تبدأ
فعّل الفواتير المبدئية مرة واحدة من «إعدادات المبيعات»، آخر بند في قائمة «البيع».
أسئلة شائعة
هل تُبلَّغ الفاتورة المبدئية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
لا. الفاتورة المبدئية عرض وليست فاتورة ضريبية، ولا يُبلَّغ إلا عن الفاتورة الضريبية التي تصدرها منها عند البيع.
هل أعيد إدخال البنود عند تحويلها إلى فاتورة؟
لا. يُنقل العميل والبنود والأسعار كما هي، وتراجعها قبل الإصدار.
هل كان هذا مفيدًا؟ قيّم منصة الفاتورة على Google.
